Comment automatiser la création de documents personnalisés avec Autocrat ?

Certaines de nos tâches quotidiennes sont chronophages et a faible valeur ajoutée. Nous vous proposons un tutoriel pour automatiser certaines de vos procédures et la création automatique de vos documents personnalisés en quelques clics. 

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Gagnez du temps grâce à la Google G-Suite

Nous sommes de plus en plus nombreux à utiliser les outils Google et les services du Drive. Grâce aux outils mis en place par Google, vous pouvez gagner plusieurs heures par jour en générant automatiquement des documents. Grâce à ce temps supplémentaire, vous pourrez vous consacrer à des tâches importantes pour développer votre business. 

Automatisez des procédures ou la production de certains documents

Si vous gérez plusieurs dizaines de clients dans votre activité professionnelle, la création des contrats doit être fastidieuse alors que vos documents sont semblables à 99%. Vous pouvez également automatiser des procédures de pointage DNS, la création d’accords de confidentialité, etc. Cette technique d’automatisation n’a d’autres limites que celles de votre imagination.

Besoin de concret ? Découvrez notre tuto et munissez-vous des outils suivants :

Google Docs

Google Forms

Google Sheets

L’add-on Autocrat

Notre exemple :

Nous souhaitons automatiser la création d’un contrat pour chacun de nos clients. Nous avons donc besoin d’un contrat type avec des champs vierges à compléter avec les informations de nos clients. L’objectif est d’obtenir un document prêt à l’emploi que notre client pourra ensuite transmettre à son service juridique. 

Suivez le guide, on vous explique la marche à suivre ! 

Étape 1 : Création du gabarit de la procédure.

Créez un nouveau document Google Docs dans votre Drive.

Dans notre contrat, nous avons des éléments à personnaliser pour chacun de nos clients. Nous ajoutons donc un placeholder avec <<Nom de la variable>> comme dans notre exemple ci-dessous.

Ces valeurs seront ensuite remplacées automatiquement grâce à un Google Forms.

Étape 2 : Création de mon formulaire Google Forms

Dans votre Google Drive, créez un formulaire Google Forms. Ce formulaire vous permettra d’entrer en quelques minutes les informations personnalisées de vos clients.

Dans ce Google Forms, nous allons ajouter l’adresse email du client, son nom, le type d’hébergement, les informations sur le client, etc. 

Les réponses vont ensuite s’insérer à la place des placeholders.

Étape 3 : Création du fichier Google Sheets pour enregistrer les formulaires et générer les documents

Depuis le formulaire Google Forms, rendez-vous dans la section “Réponse” pour générer un fichier via Google Sheets.

Ce fichier Google Sheets est couplé au formulaire Google Forms et il centralise automatiquement toutes les réponses.

Jusqu’ici tout va bien.

Autocrat c’est l’add-on miracle qui vous permettra d’automatiser la création de votre document. Il va se charger de fusionner votre Google Sheets avec votre document Google Docs (cf : étape 1).

Ajoutez donc l’add-on Autocrat dans votre fichier Google Sheets et acceptez les autorisations demandées.

Une fois Autocrat installé, nous allons créer un nouveau “job” en cliquant sur Open. 

Choisissez ensuite le template qui sera généré. Dans notre exemple, c’est notre contrat d’hébergement créé lors de l’étape 1.  

Réalisez ensuite un mapping des variables en associant les variables du formulaire et les variables dans votre Google Docs. 

Sélectionnez ensuite le dossier de destination et le nom du document créé. Vous pouvez utiliser des variables pour que le nom de votre document soit adapté à votre client. 

Choisissez les conditions de fusion (merge). Par défaut, ajoutez TIMESTAMP equals NOT NULL.

Choisissez si vous souhaitez créer un PDF ou un Google Docs. Si vous avez malgré tout des ajustements manuels à effectuer, préférez l’export via Google Docs.  

Vous pouvez également envoyer votre document automatiquement par email. Dans notre exemple, l’envoi du contrat se fait automatiquement et c’est pour cela que nous entrons l’adresse mail dans le formulaire.

Pour terminer, choisissez le déclenchement du runner et enregistrez ! Dès que vous validez un formulaire, le traitement est lancé automatiquement.

Pour vérifier que votre automatisation fonctionne, soumettez tout simplement votre réponse au formulaire Google Forms. En quelques secondes, Autocrat va se lancer, créer le document et l’action associée.

La mise en place peut paraître fastidieuse, mais une fois les étapes parfaitement intégrées, il vous faudra seulement quelques minutes pour automatiser la création de vos documents. 

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11 commentaires

  1. Bonjour
    J’ai suivi avec attention votre tuto et c’est exactement ce que je cherche, est-il possible de faire une vidéo exemple?
    cdt

  2. Bonjour,
    J’ai mis une condition si la case n’est pas vide mais la requête ne trouve pas ma ligne…

  3. Bonjour,

    J’utilise mon sheet à longueur de journée et tous les jours. Je souhaite qu’autocrat se lance pour une seule ligne à la fois; comment puis je faire?

  4. Il faudrait gérer ça avec les conditions. Autocrat sélectionne l’ensemble des lignes qui correspondent.
    Typiquement, vous pouvez ajouter une colonne : A traiter que vous mettez à 1 quand elle doit être traitée. (Vous faites cette mise à jour quotidienne)

  5. Bonjour et merci beaucoup pour ce super outil !

    Je voudrais savoir s’il est possible avec Autocrat de générer des textes sur un GDocs, en fonction des réponses données dans un GForm (à partir d’une liste déroulante) ?

    Par exemple :

    Dans une liste déroulante (dans GForms), j’ai la question « Ma condition physique :  » avec les réponses possibles :
    – Me permet de travailler sans problème
    – Me permet de travailler, mais uniquement en remote
    – Ne me permet pas de travailler actuellement

    Je voudrais faire en sorte que mon GDocs génère un texte différent, en fonction de la réponse choisie. Savez-vous si celui-ci est faisable ?

    Milles mercis d’avance !

  6. Bonjour,

    Oui, c’est tout à fait faisable, je vous invite a lire l’autre article sur les champs dynamiques. Sinon, contactez moi pour voir ça ensemble.

  7. C’est parfait ! Merci beaucoup pour votre réactivité, et encore une fois, merci pour ce super outil !

  8. C’est parfait ! Merci beaucoup pour l’explication , et encore une fois, merci pour ce super outil !.

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